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Aug 18, 2023

Harford County Public Schools implementieren neues Unternehmenssoftwaresystem

Das Board of Education von Harford County erhielt am Montag eine Vorschau auf das Oracle Cloud-System, das letztes Jahr für die Abwicklung seiner täglichen Geschäftsaktivitäten ausgewählt wurde. „Die Vision ist die Entwicklung eines hocheffizienten und

Das Board of Education von Harford County erhielt am Montag eine Vorschau auf das Oracle Cloud-System, das letztes Jahr für die Abwicklung seiner täglichen Geschäftsaktivitäten ausgewählt wurde.

„Die Vision besteht darin, ein hocheffizientes und effektives System integrierter Prozesse zu entwickeln, das sich positiv auf alle Beteiligten und letztendlich auf den Lebenszyklus jedes Mitarbeiters von der Einstellung bis zur Pensionierung auswirkt“, sagte Deborah Judd, stellvertretende Superintendentin für Unternehmensdienstleistungen.

Ein Enterprise-Resource-Planning-System verwaltet Funktionen wie Buchhaltung, Beschaffung, Personalwesen, Gehaltsabrechnung, Onboarding und Projektmanagement, heißt es in einer Präsentation auf der Sitzung des Bildungsausschusses am Montagabend.

Das aktuelle System, Infor Lawson S3, wurde vor 20 Jahren an öffentlichen Schulen im Harford County eingeführt. Das System unterstützt das Geschäftsmodul des Schulsystems nicht mehr. Laut Judd müssen Lehrkräfte und Mitarbeiter papierbasierte Workarounds schaffen, eine vorübergehende Lösung für den Fall, dass das System nicht mehr funktioniert.

„Die Technologie hat sich erheblich verändert“, sagte Judd. „Wir wussten schon vor einigen Jahren, dass wir anfangen mussten, über einige Veränderungen nachzudenken.“

Im Dezember 2020 traf sich HCPS mit Stakeholdern, um festzustellen, was in einem neuen ERP-System benötigt wird. Laut Jennifer Horner, der Einkaufsleiterin des Schulsystems, bestand der Bewertungsausschuss aus sechs stimmberechtigten Mitgliedern, drei Stellvertretern und zwei Beratern, darunter Mitgliedern aus den Abteilungen Beschaffung, Finanzen, Haushalt, Personalwesen, Betrieb, Technologie sowie Recht und Risikomanagement.

Im März 2021 wurde eine Qualifikationsanfrage gestellt, auf die acht Unternehmen antworteten. Nach der Bewertung wurden die fünf besten Unternehmen zu eintägigen hochrangigen Demonstrationen eingeladen, bevor der Konsensausschuss beschloss, dass alle fünf Unternehmen im Dezember 2021 zum Ausschreibungsverfahren übergehen würden.

Von den fünf Firmen waren eine neuere Version von RPI Infor Lawson und CherryRoads Oracle die Vorschläge mit der höchsten Bewertung und gelangten in die ausführliche Demonstrationsphase des Auswahlprozesses.

Beide Anbieter hatten mehrere Vorführtage. Oracle wurde vom Konsensausschuss am besten bewertet. Im November genehmigte der Vorstand die einmaligen Implementierungskosten in Höhe von 7.343.000 US-Dollar und die jährlichen Abonnementkosten in Höhe von 1.084.733 US-Dollar.

Das Schulsystem hofft, durch die Implementierung des ERP-Systems von Oracle Cloud das alte Softwaresystem außer Dienst stellen zu können. Das neue System werde den Papierkram eliminieren und automatisierte Arbeitsabläufe nutzen, das Scannen von Dokumenten für mehr Effizienz integrieren und die Abhängigkeit von mehreren Silosystemen und Schattensystemen verringern, heißt es in der Präsentation.

„Ein wichtiger Hinweis hier ist, dass der Anbieter das System wartet“, sagte Judd.

Fünf Schulbezirke im Bundesstaat, darunter Baltimore City sowie die Landkreise Charles, Frederick, Montgomery und Prince George, nutzen Oracle.

„Oracle ist das drittgrößte Softwareunternehmen der Welt“, sagte Mark Davies, Oracles Director of Organizational Change Management Cloud. „Wir geben viel Geld für die Entwicklungsforschung aus, um das Produkt besser zu machen. Die Cloud wird alle 90 Tage aktualisiert.“

Der Implementierungszeitplan des Anbieters ist in drei Phasen unterteilt: Budget, Finanzen und Beschaffung; Personalwesen und Gehaltsabrechnung; und Rekrutierung. Die Budgetphase werde im Oktober in Kraft treten, sagte Jose Peres, Vice President of Operations bei CherryRoad Technologies.

„Wir empfehlen sowohl für die zweite als auch für die dritte Phase einen 15-monatigen Implementierungszyklus, der genügend Zeit lässt, um Änderungen zu entwerfen, zu bauen, zu testen, zu schulen und zu planen, die das Unternehmen hätte und umsetzen könnte“, sagte Peres .

Bei organisatorischen Veränderungen geht es darum, eine Gruppe von Menschen dazu zu bringen, ihr Verhalten innerhalb einer bestimmten Zeitspanne zu ändern, um bestimmte Ziele zu erreichen, sagte Jeff Bailey, Senior Director of Organizational Change Management Cloud Delivery bei Oracle.

„Das ist das, was wir zielgerichtete Veränderung nennen“, sagte Bailey. „Das ist es, was wir mit Ihren Leuten zu tun versuchen und schaffen. Wir bereiten sie auf Veränderungen vor. Es liegt in unserer Verantwortung, dass sie bereit sind.“

Die Harford County Public Schools werden ein Bereitschaftsnetzwerk planen, die Auswirkungen von Veränderungen identifizieren und dokumentieren, einen Schulungsplan und einen Lehrplan erstellen und mit der Personal- und Gehaltsabrechnungsphase beginnen.

Die Finanzen, einschließlich Hauptbuch, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Anlagevermögen, Inventar, Vertragsmanagement, Ausgaben und Beschaffung, befinden sich in der Aufbauphase und werden bis Juli 2024 abgeschlossen sein. Personalwesen, Gehaltsabrechnung und damit verbundene Anwendungen werden im Oktober beginnen und abgeschlossen sein bis Januar 2025.